Corporate Governance Regelungen für den ASB-Landesverband Mecklenburg-Vorpommern e.V. und der regionalen Gliederungen des ASB in Mecklenburg Vorpommern

A) Anwendungsbereich

Die vorliegenden Governance Regelungen beschreiben die grundlegenden Prozesse und Strukturen für eine transparente, verantwortungsvolle und dem Gemeinwohl verpflichtete Verbandstätigkeit. Sie sind bindend für die Vorstände und die Geschäftsführungen des ASB-Landesverbandes Mecklenburg-Vorpommer e.V., der regionalen Gliederungen in Mecklenburg-Vorpommern und den von ihnen betriebenen Gesellschaften (im Folgenden „ASB“ genannt).

B) Orientierung an Werten

Der ASB ist seit seiner Gründung politisch und konfessionell ungebunden und hilft allen Menschen – unabhängig von ihrer politischen, ethnischen, nationalen und religiösen Zugehörigkeit. Der ASB ist ein Zusammenschluss von Bürgerinnen und Bürgern, die anderen Menschen helfen wollen. Auf diesen Grundlagen beruht ein vielfältiges Angebot, das sich am Hilfebedarf und an den Bedürfnissen der Menschen orientiert. Der ASB verfolgt selbstlos, ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige und mildtätige Zwecke.

Einen wesentlichen Beitrag zur Hilfeerbringung leisten seine Mitglieder. Ihnen gibt die demokratische Struktur des ASB als Mitgliederorganisation die Möglichkeit, über Grundfragen zu entscheiden. Dabei hat das freiwillige Engagement, das auch die ehrenamtliche Mitwirkung in Gremien umfasst, eine besondere Bedeutung. Der ASB setzt sich für
Strukturen ein, die den Stellenwert unentgeltlicher Bürgerarbeit in der Gesellschaft stärken. Ein wichtiger Bestandteil ist hierbei auch die Förderung junger Menschen und ihre Heranführung an den ASB. Der ASB kann seine Aufgaben nur verwirklichen, wenn er verantwortungsbewusste und motivierte freiwillig Engagierte sowie hauptamtliche Mitarbeiter*innen und für sich gewinnt. Er gewährt ihnen die geeigneten Rahmenbedingungen und den nötigen Gestaltungsspielraum. Sie arbeiten gleichwertig und vertrauensvoll zusammen. Dabei tritt der ASB für die Gleichstellung von Frauen und Männern ein.

Das Handeln des Verbandes und aller für uns haupt- und ehrenamtlich Tätigen hat sich an diesen Grundsätzen zu orientieren.

Mit unserer Arbeit unterstützen wir den Staat bei der Daseinsvor- und fürsorge, übernehmen gesellschaftliche Verantwortung und verstehen uns als wichtige Säule der sozialen Infrastruktur. Corporate Governance Regelungen für den ASB-Landesverband Mecklenburg-Vorpommern e.V. und der regionalen Gliederungen des ASB in Mecklenburg Vorpommern

C) Vertrauen durch Transparenz und Kontrollsysteme

Unser Verband ist gekennzeichnet von einem hohen Maß an Transparenz. Unsere Prozesse, Strukturen, Verantwortungsbereiche sind klar geregelt und dokumentiert, unter anderem

• in den verbindlichen Bundesrichtlinien des ASB
• in der Vereinssatzung
• in den Geschäftsordnungen des Vorstandes, der Geschäftsführung und anderer Aufsichtsgremien
• in den Ordnungen für die Durchführungen der laufenden Geschäfte
• in Geschäftsverteilungsplänen
• und in den Regelungen für Reisekosten- und Aufwandsentschädigungen.

Auch transparente Systeme bedürfen einer umfassenden Kontrolle. Diese gewährleisten wir durch:

• eine in den verbindlichen Bundesrichtlinien vorgesehene Prüfung der Jahresabschlüsse durch einen Wirtschaftsprüfer
• einer Prüfung des satzungsgemäßen Handelns von Vorstand und Geschäftsführung durch eine Kontrollkommission
• Festlegungen zur Unvereinbarkeit von hauptamtlicher und ehrenamtlicher Tätigkeit, Beschränkungen bei Geschäftsbeziehungen von Vorständen und Geschäftsführern mit dem Verband im Ehrenkodex des Verbandes
• das Vier-Augen-Prinzip
• die Finanzordnung/Kassenordnung
• Informationspflicht gegenüber dem Vorstand
• jährliche Mitgliederversammlung

D) Trennung von Aufsicht und Führung

Die Trennung von Aufsicht und Führung stellt für uns die wichtigste Voraussetzung für eine gute und verantwortungsvolle Verbandsführung dar und ist bei uns gelebte Praxis. Die Führung eines dualen Führungssystems ist in der Satzung verankert.

Im Rahmen der dualen Führungssystems leitet und steuert die Geschäftsführung die Zweckbetriebe und das Unternehmen in eigener Verantwortung. Die Vorstände, Aufsichtsgremien und/oder Gesellschafter berufen, beraten und überwachen die Geschäftsführungen. In alle Entscheidungen von strategischer, grundlegender Bedeutung binden die Geschäftsführungen die Vorstände und Aufsichtsgremien ein. Der Aufbau der Führung und Aufsicht ist durch die Satzung zwingend vorgegeben.

Die Mitgliederversammlung ist das oberste beschlussfassende Organ unseres Verbandes. Sie wählt unter anderem den Vorstand, nimmt die Jahresrechnung und den Jahresbericht entgegen, prüft diesen und entscheidet über die Entlastung des Vorstandes. Ein ehrenamtlicher Vorstand leitet verantwortlich die Verbandsarbeit. Er ist zuständig für die strategische Ausrichtung der Verbandsarbeit und lenkt durch Zielsetzungen, Beschlüsse grundsätzlicher Corporate Governance Regelungen für den ASB-Landesverband Mecklenburg-Vorpommern e.V. und der regionalen Gliederungen des ASB in Mecklenburg Vorpommern Grundsätze guter und transparenter Unternehmensführung Art, Festlegung von Prioritäten und die darauf bezogenen Kontrollen. Er beschließt unter anderem den Haushalts- und Stellenplan.

Eine hauptamtliche Geschäftsführung leitet die laufenden Geschäfte und sorgt für eine kooperative Organisationskultur, tragfähige Kommunikationsstrukturen, die Einhaltung der gesetzlichen und sonstigen rechtlichen Bestimmungen sowie für ein angemessenes Risiko- und Qualitätsmanagement.

Im Sinne der Trennung von Aufsicht und Führung ist die Mitgliederversammlung somit das Aufsichtsgremium für den Vorstand und der Vorstand das Aufsichtsgremium für die Geschäftsführung.

E) Korruptionsprävention und mögliche Interessenskonflikte

Der ASB wendet sich gegen jegliche Form von Korruption und trifft Maßnahmen, um den Verband vor Entscheidungen zu schützen, die nicht in seinem Interesse bzw. im Interesse des Gemeinwohls getroffen werden.

Die Geschäftsführung ist ausschließlich dem Verbandsinteresse verpflichtet. Sie darf bei ihren Entscheidungen keine persönlichen Interessen verfolgen und Geschäftschancen für sich nutzen. Bestehende Interessenskonflikte sind dem Vorstand vorzulegen. Insichgeschäfte sind grundsätzlich ausgeschlossen. Von den Beschränkungen des BGB § 181 darf die Geschäftsführung nur in Ausnahmefällen für konkrete einzelne Rechtsgeschäfte durch Vorstandsbeschluss befreit werden. Dem wird Rechnung getragen:

1. Geschäftsführung

a. Der*die Geschäftsführer*in ist Mitglied des ASB.

b. Kein Mitglied der Geschäftsführung darf bei seinen Entscheidungen persönliche Interessen verfolgen, welche im Widerspruch zu den Interessen des Unternehmens stehen oder Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich persönlich nutzen. Es ist darauf zu achten, dass bereits der Anschein solcher Verhaltensweisen vermieden wird

c. Die Beschäftigung von der Geschäftsführung nahestehenden Personen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Aufsichtsgremiums erlaubt.

d. Nahestehende Personen sind solche im Sinne des §138 Insolvenzordnung.

e. Die Geschäftsführungen sind in besonderer Weise dazu verpflichtet, bei der Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit gemäß ihres Dienstvertrags ihre Arbeitskraft und ihr Engagement ausschließlich zum Wohle des Unternehmens und zur nachhaltigen Steigerung des Unternehmenswertes einzusetzen.

f. Die Geschäftsführungen sind in besonderer Weise dazu verpflichtet, die Grundwerte und das Leitbild des ASB als einem besonderen Wohlfahrtsverband in Deutschland zu berücksichtigen und bei den Mitarbeiter*innen für die Einhaltung zu werben.

g. Persönliche und private Interessen dürfen die Dienstausübung der Geschäftsführungen im Unternehmensbereich weder behindern noch gefährden.

h. Mögliche Interessenkonflikte müssen die Geschäftsführungen dem Aufsichtsgremium gegenüber deshalb unverzüglich offenlegen.

i. Geschäftsführungen unterliegen während ihrer Tätigkeit einem umfassenden Wettbewerbsverbot.

j. Geschäftsführungen und Mitarbeiter*innen dürfen im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit weder für sich noch für andere Personen von Dritten Zuwendungen oder sonstige Vorteile fordern oder annehmen oder Dritten ungerechtfertigte Vorteile gewähren.

k. Darüber hinaus ist sicher zu stellen, dass die üblichen kaufmännischen Grundprinzipien eingehalten werden (Vier-Augen–Prinzip, überprüfbares und geordnetes Beschaffungswesen, ordnungsgemäße, aus der Buchhaltung abgeleitete Nachweisverfahren etc.).

l. Geschäftsbeziehungen der ASB-Gliederungen bzw. -Gesellschaften mit Drittunternehmen, an denen die Geschäftsführung beteiligt ist, oder in denen sie eine sonstige Organfunktion wahrnimmt, sind unzulässig.

m. Geschäftsbeziehungen mit Drittunternehmen, an denen der Geschäftsführung nahestehende Personen beteiligt sind oder in denen diese eine sonstige Organfunktion wahrnehmen, sind in der Regel unzulässig. Sie sind in begründeten Ausnahmefällen zulässig, wenn das Aufsichtsgremium umfassend informiert wurde und ihnen vorher zugestimmt hat.

n. Die Einhaltung dieser Regelungen muss auch Inhalt der Wirtschaftsprüfung sein, sofern von der Wirtschaftsprüfung nach dem Statut keine Befreiung besteht.

o. Entgeltlichen Nebentätigkeiten der Geschäftsführung muss das Aufsichtsgremium vorab zustimmen.

p. Über die Aufnahme unentgeltlicher Nebentätigkeiten, die sich nicht unmittelbar aus der Funktion als Geschäftsführer*in ergeben, muss die Geschäftsführung mit dem Aufsichtsgremium Einvernehmen herstellen.

q. Zulässig sind Verträge, die der*die Geschäftsführer*in persönlich zugunsten nahestehender Personen zu deren Betreuung, Pflege, Behandlung o.ä. zu üblichen Konditionen mit ASB-Gliederungen bzw. -Gesellschaften abschließt.

2. Aufsichtsgremien

a. Interessenkonflikte bei Mitgliedern des Aufsichtsgremiums stehen einer unabhängigen und sachgerechten Wahrnehmung der Aufsichtsfunktion entgegen. Ein Interessenkonflikt kann bereits dann vorliegen, wenn das Risiko sich widersprechender Interessen besteht, und nicht erst, wenn etwa eine unsachgemäße, von fremden Interessen beeinflusste Entscheidung (bspw. Abstimmungsverhalten) stattgefunden hat. Jedes Mitglied des Aufsichtsgremiums hat Interessenkonflikte im Gremium unverzüglich offen zu legen. An Beschlüssen von Organen darf nicht mitwirken, wer hierdurch in eine Interessenkollision gerät, insbesondere wenn er oder eine von ihm vertretene Körperschaft durch die Beschlussfassung einen unmittelbaren Vor- oder Nachteil erfährt.

b. Mit dem Jahresabschluss ist aufzuführen, welches Mitglied des Aufsichtsgremiums ggf. bei welchen anderen Unternehmen ein entsprechendes Mandat hat.

c. Mitglieder von Aufsichtsgremien dürfen kein Arbeitsverhältnis zu ASB-Gliederungen (oder zu von diesen beherrschten Gesellschaften) unterhalten. Die Beschäftigung von den Aufsichtsgremienmitgliedern nahestehenden Personen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Aufsichtsgremiums erlaubt.

d. Mitglieder von Aufsichtsgremien dürfen geschäftliche Beziehung zum ASB (oder zu von diesen beherrschten Gesellschaften) nur unter Wahrung des Ehrenkodex der ASB Bundesrichtlinie unterhalten.

e. An Mitglieder des Aufsichtsgremiums, diesen nahestehende Personen und Unternehmen, an denen Mitglieder ihrer Aufsichtsgremien beteiligt sind, darf der ASB oder von diesem beherrschte Gesellschaften keine Kredite vergeben.

f. Dauerhafte Interessenkonflikte führen zur Beendigung des Mandats in Form einer Abberufung durch die Gesellschafterversammlung bzw. das berufende Gremium.

Die Vergütung der Geschäftsführung wird vom Vorstand festgelegt und beschlossen. Sie hat angemessen zu sein und orientiert sich an der Größe und dem Umfang der übertragenen Verantwortung, an der persönlichen Leistung und an der wirtschaftlichen Lage des Verbands. Sie berücksichtigt zudem das Vergleichsumfeld.

Die Aufwandsentschädigung für den Vorstand muss ebenfalls angemessen sein. Sie wird nach den Regelungen in der Bundesrichtlinie vom Landesausschuss für den Landesvorstand oder mit Zustimmung durch Landesvorstand für die Vorstände der regionalen Gliederung festgelegt.

F) Interne und externe Prüfung

Der Verband erstellt einen Jahresbericht und legt diesen der Mitgliederversammlung vor. Die Geschäftsführung erstellt eine Jahresrechnung.

Die Jahresrechnungen werden durch unabhängige Wirtschaftsprüfer gemäß den Prüfungsansätzen des HBG geprüft. Die Prüfer geben dem Vorstand Auskunft über wesentliche Ergebnisse, über Sonderprüfungsgegenstände und über besondere Vorkommnisse.

Die Mitgliederversammlung wählt zusätzlich eine ehrenamtliche Kontrollkommission. Sie untersuchen die konkreten Finanz- und Geschäftsaktivitäten des Vorstands und seiner Geschäftsführung und überprüfen die Einhaltung aller diesbezüglichen Regelungen. Die Kontrollkommissionen sind vom Vorstand und der Geschäftsführung unabhängig.

Der Prüfbericht des Wirtschaftsprüfers und der Finanzbericht der*die Revisor*innen werden der Mitgliederversammlung vorgelegt und bilden die Grundlage für die Entlastung des Vorstands durch die Mitgliederversammlung. Vor dem Hintergrund der Einheitlichkeit des Auftretens der Gliederungen des ASB hat der Landesausschuss am 16.11.2019 die Corporate Governance Regelungen als verbindliche Regelung verabschiedet.

H) Inkrafttreten, Übergangsregelungen

a. Der ASB Corporate Governance tritt mit seiner Verabschiedung durch den Landesausschuss in Kraft.

b. Sofern aktuell wirksame Verträge oder Mandate betroffen sind, sind bis zur nächstmöglichen Veränderungsmöglichkeit Übergangsregelungen zu treffen, die insbesondere die Intention des Kodex, Interessenkonflikte zu vermeiden, weitestgehend umsetzen.

c. Sollten die im ASB Corporate Governance genannten Informationen und die Genehmigungen der dort genannten Sachverhalte nicht erfolgt sein, sind diese unverzüglich nachzuholen.